Как разделить приказы по личному составу. Приказы по основной деятельности - это какие приказы? Какой из документов составляется в свободной форме в отсутствие утвержденного унифицированного бланка

Приказы по основной деятельности - это какие приказы , из какой классификации вытекает подобное деление распорядительной деятельности компании, кто отвечает за их составление — эти и некоторые другие вопросы будут освещены в нашем материале. Изложенная в статье информация поможет наладить делопроизводство в организации.

Общепринятая классификация приказов в распорядительной деятельности предприятия в 2015-2016 годах

Отдельно принятые решения и производимые юридически значимые действия в компании необходимо закреплять. Распорядительная деятельность руководителя оформляется при помощи приказов, а вот распоряжения дает уже его заместитель. В полномочиях руководителя решать вопросы по всем направлениям деятельности компании, поэтому и распорядительная деятельность была разделена по нескольким направлениям.

На практике принято разделять все приказы, касающиеся внутренней деятельности компании, на 3 группы:

• приказы по основной деятельности,
• приказы по личному составу,
• приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Такая же классификация присутствует в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока их хранения (далее по тексту — Перечень), утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 (раздел 1.1, строка 19). При этом группу приказов по основной деятельности делить на подгруппы не принято. Она идет единым блоком, в который включается весь массив документов.

Какие приказы относятся к приказам по основной деятельности (примеры)?

С отнесением приказов к группе основной деятельности у кадровых служащих зачастую возникают проблемы, и на законодательном уровне нет каких-либо рекомендаций по этому поводу. В связи с этим, чтобы понять, приказ по основной деятельности - это какой приказ , используется сразу два метода:

1. Во-первых, сразу отбрасываются приказы, прямо обозначенные как приказы по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам (в Перечне приказы по личному составу перечисляются в той же строке 19, список же вопросов, отнесенных к категории административно-хозяйственной деятельности, закреплен в разделе 10 Перечня — соответственно, по ним и издаются приказы, отнесенные к этой группе).
2. Во-вторых, используется разделение групп по смыслу приказа. Если издаваемый приказ касается одного или нескольких конкретных сотрудников, то это приказ по личному составу (например, о том, что к работе в выходной день привлекаются Иванов и Петров), если же речь идет о должности или коллективе в целом, тогда это приказ по основной деятельности (например, когда субботний день для всей компании объявляется рабочим).

Среди распространенных приказов по основной деятельности можно назвать приказы:

• об утверждении штатного расписания и внесении в него изменений;
• утверждении графика отпусков и внесении в него изменений;
• создании (реорганизации, ликвидации) структурных подразделений;
• инвентаризации имущества;
• организации расследования несчастного случая;
• установлении режима работы;
• утверждении локальных актов компании.

Обратите внимание: это неполный перечень приказов по основной деятельности , он может быть расширен или изменен с учетом нужд делопроизводства в компании.

Составление перечня используемых в компании приказов по основной деятельности

Чтобы избежать путаницы в делопроизводстве и правильно выстроить работу всех структурных подразделений, во многих компаниях на локальном уровне утверждается инструкция по делопроизводству, в которой определяется деление приказов по группам. Такой подход позволяет изначально распределить между структурными подразделениями или отдельными штатными единицами обязанности по составлению различных приказов.

Не знаете свои права?

Если инструкция не издается как отдельный документ, то в компании может быть утвержден в виде отдельного локального акта перечень используемых приказов с отнесением каждого из них к конкретной группе. Чаще всего так происходит с ростом компании: при увеличении штата возрастает объем документооборота, одному лицу становится сложно отвечать за составление всех приказов, в результате чего эту функцию разделяют между несколькими сотрудниками.

Как оформляется приказ по основной деятельности, образец

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003. В этом документе указан состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте приказа обычно указываются следующие:

• наименование организации;
• название документа;
• дата и регистрационный номер;
• текст документа;
• место для подписи должностного лица, утверждающего приказ, с указанием должности;
• отметка об исполнителе;
• место для виз согласования, если это необходимо.

Текст приказа можно условно разделить на преамбулу, где излагаются основания и предпосылки для издания приказа, и распорядительную часть, где даются конкретные указания и обозначаются сроки их исполнения.

Если к приказу прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте приказа. В ГОСТ Р 6.30-2003 есть примеры размещения реквизитов на бланке, с помощью которых можно составить примерные образцы приказов для дальнейшего использования их сотрудниками компании при необходимости. Образец приказа по основной деятельности также можно скачать на нашем сайте.

То, что документ относится к группе приказов по основной деятельности, имеет смысл указать в номере приказа. Для этого можно использовать метод, по которому после самого номера через дефис или косую черту проставляется пометка «ОД».

Реестр изданных приказов, ведение книги (журнала) приказов

Изданные на предприятии приказы принято регистрировать, т. к. необходимо вести их учет. Приказ не только утверждается руководителем, но и получает свой номер, под которым о нем вносится информация в специально предназначенный для этих целей реестр. При этом, если в компании введено разделение приказов на группы, регистрируются они в отдельных местах.

Такой подход обоснован тем, что различные виды документов имеют разные сроки хранения, как это видно из Перечня. В нем закреплено, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, в то время как приказы по личному составу — 75 лет (за исключением отдельных случаев, когда их нельзя уничтожать всего 5 лет), а приказы по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет. Соединение в дела приказов с различными сроками хранения будет вызывать определенные трудности.

Для регистрации приказов используется журнал или книга. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу, поэтому даже единого названия его нет. Смысл же книги (журнала) регистрации приказов сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения о приказах:

• порядковый (регистрационный) номер;
• дату подписания документа;
• наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
• данные лица, ответственного за подготовку проекта приказа (исполнителя);
• примечания, если таковые имеются.

Журнал (книга) регистрации используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга) и нумерация в нем ведется заново.

Организация хранения приказов

После того как приказ был издан и утвержден руководителем компании, он доводится до сведения сотрудников, чьи интересы в нем затрагиваются. Следующий шаг — это распределение приказов в соответствии с установленной в организации системой учета и хранения распорядительной документации. Вначале приказы поступают в работу к лицу, ответственному за его исполнение или контроль за его выполнением. Когда же необходимость в обращении к приказу отпадает, он сдается на хранение.

В конце каждого календарного года документы, которые больше не будут востребованы в делопроизводстве или у которых истек срок хранения в подразделении, обычно группируются в дела, описываются и передаются на хранение. Если для этих целей в компании выделено отдельное помещение, дела подготавливаются в каждом подразделении для хранения. Если же для учета и сбережения документов создается специальное подразделение-архив, его служащие участвуют в формировании дел для хранения (или контролируют процесс) и уже после приема документов систематизируют их и определяют на хранение согласно правилам, установленным внутри компании.

Приказы по основной деятельности издаются в случаях, когда принимаются решения относительно всего коллектива или каких-то должностей, не затрагивающие при этом конкретных сотрудников. В то же время, чтобы очертить границы группы приказов по основной деятельности, из этой группы нужно исключить все приказы, прямо определенные в нормативных актах как приказы по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности. Оставшиеся приказы заносят в отдельный перечень, который будет индивидуальным для каждой организации ввиду специфики деятельности, и закрепляют в соответствующем локальном акте во избежание путаницы.

В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2). ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

• Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; эксплуатация зданий, помещений; транспортное обслуживание, внутренняя связь; обеспечение безопасности организации. Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Классификатор приказов вам поможет

Читайте на сайте:

• Приказы по личному составу
• Приказ о приеме на работу
• Приказ на отпуск по беременности и родам: как подготовить документ
• Приказ об утверждении штатного расписания
• Приказ о сроках выплаты заработной платы

Проверьте себя 1. Какой вид приказов не предусмотрен действующими нормативными актами:

a.

по личному составу;

• b. по хозяйственно-административной деятельности;
• c. по основной деятельности.

2. Какой из документов составляется в свободной форме в отсутствие утвержденного унифицированного бланка:

• a. приказ о привлечении к сверхурочной работе;
• b. приказ о приеме на работу;
• c. приказ о направлении сотрудника в командировку.

3. Что обязательно присваивается каждому распорядительному документу:

Как разделить приказы

Так, приказами по АХД могут быть: приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3); об определении места для курения; о переходе на электронную пропускную систему; ремонте помещений; об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса; организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах; организации клинингового обслуживания (комплексного или разового); о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами; выделении транспортных средств для решения различных задач; выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров; проведении инструктажа по ГО и ЧС; об охране объектов и т.д. Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

• АХД или нет? Используем шпаргалку.

И снова о приказах

Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.Различаются документы по срокам хранения.

Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам хранятся 5 лет.

Внимание

Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов велик, в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения они уничтожаются с оформлением соответствующего акта.

3 Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия.

Приказы по кадрам

Инфо

Зачем все это нужно? Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации.

Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

/ виды приказов

Важно

Если за период ведения регистрации изменились реквизиты компании (например, организационно-правовая форма), вовсе не обязательно заводить новый журнал: достаточно обновить данные на обложке. Читайте статью Система Кадры: Приказ о признании временного перевода постоянным Журнал регистрации приказов.

Титульный лист Скачать журнал регистрации приказов. Титульный лист Журнал регистрации приказов. Скачать журнал регистрации приказов Систематизация и хранение приказов по личному составу Хранение кадровой документации осуществляется в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден решением Министерства культуры РФ в 2010 году).

Приказы: основные виды и особенности оформления

Проследите, чтобы каждый приказ, издаваемый в организации, содержал обязательные реквизиты: наименование организации или учреждения; название вида документа; дату и место издания; заголовок к тексту; регистрационный номер; подпись руководителя; визы согласования. Читайте статью электронного журнала: Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных Если распорядительная часть содержит конкретное задание, нужно указать ФИО и должность лица, ответственного за его выполнение, а также отведенные руководством сроки.
Порядок выполнения постоянного поручения определяется не конкретным сроками, а заданной периодичностью реализации мероприятий: например, можно обязать сотрудника предоставлять еженедельную сводку или ежемесячный отчет о выполнении работ. Количество исполнителей при этом может быть любым.
В этом случае придется издать новый приказ, отменяющий предыдущее распоряжение или изменяющий его отдельные пункты. В нем необходимо указать:

• номер, дату и название документа, подлежащего отмене или изменению;
• основания для отмены (изменения) решения с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной его пересмотра;
• порядок действий, которые надлежит предпринять исполнителям в связи с новыми обстоятельствами;
• ФИО и должность лица, уполномоченного контролировать исполнение распоряжения.

Читайте статью Система Кадры: Журнал регистрации приказов по личному составу Заголовок может выглядеть следующим образом: «О признании утратившим силу приказа по личному составу (основной деятельности)».
Как только новая директива вступит в силу, действие предыдущего документа (или отдельных его пунктов, если речь идет о частичных изменениях) прекратится.

Как делятся приказы по кадрам

• о поощрении, награждении подарком и премировании;
• о прекращении трудового договора;
• о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
• об установлении доплат и надбавок к должностному окладу (за стаж, совмещение, особые условия труда или характер работы), а также о любом другом изменении размера зарплаты как одного из существенных условий трудового договора;
• о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
• о направлении в зарубежную командировку или продолжительную (свыше одного месяца) командировку в пределах страны.

Читайте статью Система Кадры: Приказ о направлении сотрудника в командировку Оригиналы в будущем могут понадобиться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о стаже работы, полученных наградах, размере заработной платы и других немаловажных аспектах трудовой деятельности.
Например, для оформления приема на работу или направления сотрудника в командировку существуют унифицированные бланки, утвержденные Госкомстатом, а вот распоряжения об установлении надбавок, дежурствах или привлечении к сверхурочным работам составляются в произвольной форме. Стандартный образец приказа по основной деятельности состоит из двух частей - вводной, или констатирующей, и распорядительной.

Как видно из названий, в первой части констатируется цель управленческого решения, а во второй - излагается непосредственное распоряжение руководителя. Поэтому распорядительная часть обычно начинается со слова «приказываю».

Унифицированные формы в кадровом делопроизводстве Унифицированные «госкомстатовские» бланки широко применяются в кадровом делопроизводстве.

Как разделить приказы по кадрам и по личному составу

• предоставляя отпуск, нужно указать его вид, продолжительность, а также точные даты начала и окончания;
• при переводе на другую работу отражаются его причина и вид (временный или постоянный), полное наименование новой должности сотрудника и структурного подразделения, в которое он переводится, сведения об изменении оплаты труда;
• оформляя прием на работу, нужно указать основные условия трудоустройства (срок, наличие и продолжительность испытания, размер оплаты труда);
• при направлении в командировку прописывается ее цель, продолжительность, место назначения, даты начала и окончания.

Оформление документа не должно противоречить требованиям ГОСТ Р6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»).

Общество с ограниченной ответственностью «АСТ» ИНН/КПП 7804491337/780401001 195198, г. Санкт – Петербург,Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309 ПРИКАЗ №1 г. Санкт-Петербург 01.01.2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием);2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск);5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;6. остальные приказы – К (кадры).
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

Генеральный директор А.С.

Как упорядочить текущее делопроизводство

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫМ ВОПРОСАМ В одном из писем, присланных в редакцию журнала, был вопрос о том, какие приказы следует относить к приказам (распоряжениям) по основной (производственной) деятельности, а какие – к приказам (распоряжениям) по административно-хозяйственным вопросам. Момент этот, действительно, важен, поскольку от этого зависит срок хранения: постоянно или 5 лет.

Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны в Перечне. Те читатели, кто пользовался Перечнем, знают, что документы (статьи Перечня) систематизированы по функциям управления.

В разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» Перечня выделено 4 позиции, раскрывающие содержание этой функции: 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; 10.2. Эксплуатация зданий, помещений; 10.3.

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

В этом случае придется издать новый приказ, отменяющий предыдущее распоряжение или изменяющий его отдельные пункты. В нем необходимо указать:

• номер, дату и название документа, подлежащего отмене или изменению;
• основания для отмены (изменения) решения с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной его пересмотра;
• порядок действий, которые надлежит предпринять исполнителям в связи с новыми обстоятельствами;
• ФИО и должность лица, уполномоченного контролировать исполнение распоряжения.

Читайте статью Система Кадры: Журнал регистрации приказов по личному составу Заголовок может выглядеть следующим образом: «О признании утратившим силу приказа по личному составу (основной деятельности)». Как только новая директива вступит в силу, действие предыдущего документа (или отдельных его пунктов, если речь идет о частичных изменениях) прекратится.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.Различаются документы по срокам хранения.

Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам хранятся 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов велик, в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения они уничтожаются с оформлением соответствующего акта.
3 Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия.

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.

Инфо

Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации. При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.

Законодательная база для учета документации Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке.

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер. Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета).

Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику. Распространенные ошибки при оформлении журнала приказов Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.

Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами. Как описано выше, решение об использовании Журнала с целью оптимизации документооборота, принимается конкретной компанией отдельно в зависимости от ситуации и необходимости.

Приказы: основные виды и особенности оформления

При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала. № п/п Нормативный акт Описание 1 Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10 Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения. 2 Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000 Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации.

3 ГОСТ Р 6.30-2003 Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота.

Как разделить приказы

• утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания;
• создание новых структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
• проведение аттестации персонала;
• планирование деятельности;
• контроль за деятельностью (отчетность);
• установление режима работы и внесение изменений в него;
• финансирование деятельности;
• материально-техническое обеспечение;
• информационное и документационное обеспечение и др.

Подчеркнем еще раз, что перечислить не только все вопросы, по которым издаются приказы (распоряжения), но и их тематические группы не представляется возможным хотя бы потому, что в значительной степени это определяется спецификой деятельности организации, ее организационно-правовой формой и другими особенностями.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Так они и будут располагаться и в деле (в папке с приказами), и отражаться в журнале регистрации. Классификация приказов по срокам хранения зависит от их видов.

Внимание

Почти все приказы по персоналу должны храниться 75 лет! Такой срок, по мнению законодателей, необходим для уточнения в любой момент стажа, а поэтому правильного расчёта пенсии. Сроки, например, такие:

• приказы о приёме, переводе, увольнении – 75 лет;
• по основной деятельности – 1 год;
• об отпусках, командировках – 5 лет;

Соответственно и журналы учёта приказов хранятся столько же.

Перечень документов велик, поэтому часть его для примера можете посмотреть вот тут. Как оформить приказ Если вы не хотите пользоваться принятыми формами, а разработать свою, или адаптировать унифицированную под себя, нужно придерживаться правил.

Приказ в кадровом делопроизводстве

Из статьи вы узнаете:

• какие виды приказов существуют и какова их структура;
• каких правил нужно придерживаться при оформлении;
• как долго хранятся распорядительные документы в архиве организации;
• для чего нужны журналы регистрации.

Приказы - распорядительные документы, издаваемые руководителем компании в рамках его полномочий и обязательные для исполнения подчиненными. В акционерных обществах должностным лицом, уполномоченным их издавать, считается генеральный директор, в медицинских учреждениях - главврач, на предприятиях - директор и т. д. Законную силу имеют только правильно оформленные распорядительные документы, содержащие все необходимые реквизиты и заверенные в надлежащем порядке. Приказ - самый распространенный тип распорядительной документации.
Транспортное обслуживание, внутренняя связь; 10.4. Охрана. Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет. При регистрации таких приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 18-а. Сложность, однако, заключается в том, что нередко в организациях издаются приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности, в которых наряду с вопросами основной деятельности содержатся поручения административно-хозяйственного характера. В этом случае приказ (распоряжение) должен относиться к основной деятельности и храниться постоянно.

Приказы по личному составу, без преувеличения, важнейшие документы в кадровом делопроизводстве. Именно этими актами закрепляются и претворяются в жизнь решения работодателя в отношении отдельных работников.

На основании приказов вносятся записи в трудовую книжку, они подтверждают те или иные периоды деятельности и условия, в которых работал сотрудник. На приказ как на один из документов, которым оформляются возникновение, развитие и прекращение трудовых отношений, неоднократно ссылается Трудовой кодекс РФ.

Главной частью приказа по личному составу, как и любого другого кадрового документа, является его содержание, т. е. управленческая информация, для закрепления которой на материальном носителе и составляется документ. Каждый приказ по личному составу имеет индивидуальное содержание, связанное с той или иной функцией управления персоналом. Но прежде чем рассматривать конкретные разновидности этого документа, необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Какие приказы (по содержанию) относятся к приказам по личному составу?
2. Как выделить из общей массы приказов, создаваемых в организации, именно приказы по личному составу, подлежащие регистрации и хранению в кадровой службе?
3. Установлено ли четкое, нормативно закрепленное разделение приказов на указанные группы, или работодатель самостоятельно определяет, кто должен составлять, оформлять, регистрировать и хранить конкретный приказ: кадровая служба, служба документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия и др.) или бухгалтерия?

Виды приказов по личному составу

Отметим, что специалисты кадровых служб не всегда задают себе эти вопросы, считая разделение приказов никчемной затеей и пустой тратой времени. И в самом деле, так ли уж важна эта классификация, чтобы создавать себе дополнительные хлопоты и вести делопроизводство отдельно по основной деятельности и по личному составу? Какими практическими нуждами продиктованы эти требования?

Разделение приказов необходимо по нескольким причинам.

Причина 1. Организация последующего хранения приказов по личному составу.

Первая и, пожалуй, главная причина - это необходимость выстроить правильную систему хранения кадровой информации, отраженной в приказах по личному составу. Неслучайно большинство разновидностей этих приказов хранится 75 лет: они могут понадобиться при оформлении пенсии или в других ситуациях, требующих документального подтверждения событий и фактов, связанных с трудовой деятельностью гражданина.

Можно услышать и такое мнение: мол, раз приказы по основной деятельности хранятся постоянно, то есть не уничтожаются через 75 лет, как кадровые, значит, условия хранения в этом случае еще лучше - все приказы в компании можно объединить и хранить их вечно… Но, во-первых, в этом просто нет смысла. А во-вторых, надо учитывать правила поиска документов в архиве: архивариус не будет искать приказ о приеме на работу в деле с приказами по основной деятельности. Сначала в номенклатуре дел организации, а затем в описях дел эти приказы должны быть указаны в разных структурных подразделениях и, естественно, в разных делах. Иначе кадровый приказ могут вообще не найти, хотя он поступил в архив и лежит там целый и невредимый.

Причина 2. Распределение должностных обязанностей по оформлению документов.

Кроме того, нельзя забывать и о распределении должностных обязанностей по ведению делопроизводства. Наверное, это один из самых болезненных вопросов, которые приходится решать в компаниях. Недопустимо смешивать функции секретаря и кадровика, незаконно возлагая на этих специалистов несвойственные им виды работ. Нам регулярно приходится отвечать на вопросы-сетования кадровиков о выполнении ими чужих обязанностей, например: «Почему я должна оформлять приказы о материальной помощи работникам, ведь это не премия к юбилею!» Секретари же возмущены тем, что им иногда поручают оформлять приказы о направлении работников в командировку, а не только ставить печати в удостоверениях. Проекты некоторых кадровых приказов (например, об удержаниях из заработной платы) нередко составляют специалисты бухгалтерии, а после подписания этих приказов руководителем организации они регистрируются и хранятся в кадровой службе, а не в бухгалтерии или у секретаря.

Обратите внимание!

Каждый специалист в компании выполняет свою трудовую функцию и несет ответственность за свой участок работ. Возложение на сотрудников несвойственных им функций не допускается.

Какими документами закреплено разграничение приказов по основной деятельности и личному составу?

Несмотря на актуальность этой темы, вопрос о разграничении приказов по основной деятельности и личному составу не урегулирован нормативными правовыми актами и остается спорным, вызывая сложности у практиков и приводя к ошибкам в формировании дел с приказами и к затруднениям при поиске их в архиве. Безусловно, важный вклад в решение этого вопроса внесло Минкультуры России, издавшее приказ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». В пункте «б» ст. 19 названного Перечня указаны разновидности приказов по личному составу. Но это перечисление не является исчерпывающим, так как здесь названы далеко не все кадровые приказы.

Сложности при разделении приказов связаны с множеством конкретных ситуаций, возникающих в работе с персоналом.

Учет приказов по личному составу

Практический вопрос на тему приказов по личному составу

Я работала инспектором по кадрам в небольшой компании, где все приказы держали в двух папках - со сроками хранения 5 и 75 лет. Недавно я перешла в крупную организацию, где требуется навести порядок в кадровом делопроизводстве. К концу года планируется изменить номенклатуру дел, и сейчас нужно продумать, как грамотно разделить дела с кадровыми приказами. Какими критериями, кроме срока хранения, нужно при этом руководствоваться?

Таким критерием должно быть содержание приказа, а именно - повод к его созданию. Можно выделить следующие направления в работе кадровой службы и бухгалтерии, по которым в соответствии с требованиями ТК РФ необходимо издавать приказы по личному составу:

1. Документирование движения персонала: прием на работу, перевод, перемещение, увольнение.
2. Изменение условий трудового договора (за исключением изменения трудовой функции работника): изменение оплаты труда, изменение режима работы и др.
3. Поручение сотруднику дополнительной работы: совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема работ, исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.
4. Привлечение к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени: к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочной работе, а также в условиях, отклоняющихся от нормальных, например в ночное время.
5. Освобождение сотрудника от работы в предусмотренных законом случаях: направление на обязательный периодический медицинский осмотр (освидетельствование) или на обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда; освобождение от работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей.
6. Отстранение сотрудника от работы в предусмотренных законом случаях.
7. Предоставление отпуска: ежегодного оплачиваемого (основного и дополнительных), без сохранения заработной платы, учебного, по беременности и родам, по уходу за ребенком.
8. Направление в служебную командировку.
9. Поощрение и награждение за успехи в труде.
10. Привлечение к дисциплинарной или материальной ответственности.
11. Изменение биографических данных.
12. Оплата труда, материальное стимулирование, удержания из заработной платы.
13. Аттестация работников.
14. Подготовка, дополнительное профессиональное образование и др.

В зависимости от количества создаваемых в той или иной ситуации приказов все они могут формироваться в отдельные дела.

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик

Приказ - правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации .

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству - в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее - Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Вид приказа	Срок хранения	Примечание
По основной (профильной) деятельности	Постоянно	Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010
По личному составу	75 лет, если приказ создан до 2003 года;	5 лет для приказов: О дисциплинарных взысканиях; Ежегодных оплачиваемых отпусках; Об отпусках в связи с обучением; О дежурствах; Краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках
По административно-хозяйственным вопросам

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение - 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Или оформляет отметку от руки:

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения - «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

- «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

- «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

- «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

- «О создании Канцелярии»;

- «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

- «Об утверждении Положения об архиве».

Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

- «О проведении аудита делопроизводства»;

- «О проведении экспертизы ценности документов»;

- «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

- «О проведении Дня охраны труда»;

- «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

Приказ о приеме на работу;

Расторжении трудового договора (увольнении);

Предоставлении отпуска;

Возложении обязанностей;

Премировании;

Переводе;

Направлении в командировку и т.д.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

О приеме работника на работу - форма № Т-1;

Приеме работников на работу - форма № Т-1а;

Переводе работника на другую работу - форма № Т-5;

Переводе работников на другую работу - форма № Т-5а;

Предоставлении отпуска работнику - форма № Т-6 (Пример 1);

Предоставлении отпуска работникам - форма № Т-6а;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма № Т-8;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма № Т-8а;

Направлении работника в командировку - форма № Т-9;

Направлении работников в командировку - форма № Т-9а;

Поощрении работника - форма № Т-11;

Поощрении работников - форма № Т-11а.

• По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае - «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, - это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

• Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно - раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

Эксплуатация зданий, помещений;

Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация - не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

Приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

Об определении места для курения;

О переходе на электронную пропускную систему;

Ремонте помещений;

Об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

Организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

Организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

О закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

Выделении транспортных средств для решения различных задач;

Выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

Проведении инструктажа по ГО и ЧС;

Об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

• АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью - указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно» , а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

• Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).

• Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

• Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

• Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

• ...и обратно . Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один - с пятидесятилетним, другой - с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.